ПОЛОЖЕНИЕ

о персональных данных работников Государственного казенного учреждения Московской области «Центр содействия развитию земельно-имущественного комплекса Московской области»

1. Общие положения 

1.1. Настоящим Положением определяется порядок обработки персональных данных работников Государственного казенного учреждения Московской области «Центр содействия развитию земельно-имущественного комплекса Московской области» (далее - Учреждение).

1.2. Обработка персональных данных работников Учреждения, а также лиц, поступающих на работу в Учреждение, ограничивается достижение конкретных, заранее определенных и законных целей.

2. Основные понятия

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель;

анкета - документ, содержащий перечень вопросов по персональным данным физического лица;

личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

2.2. Информация, представляемая лицом при поступлении на работу в Учреждение, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда договор заключается впервые, или работник поступает на работу на условиях совместительства, или трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по другим причинам;

страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно- правовому регулированию в сфере внутренних дел, - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с законодательством Российской Федерации не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы Учреждения трудовым законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Лицо, поступающее на работу в Учреждение на условиях совместительства, обязано предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу в Учреждение по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от лица, поступающего на работу, предъявления документа об образовании и (или) о квалификации либо его надлежаще заверенной копии, а при приеме на работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

2.3. В Учреждении создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие персональные данные работников:

комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;

комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатом на должность;

подлинники и копии приказов (распоряжений) сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестаций работников; дела, содержащие материалы внутренних расследований; справочно-информационный банк данных работников (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Учреждения, руководителям структурных подразделений Учреждения;

копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения.

3. Получение и обработка персональных данных работников

3.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.

3.2. Обработка персональных данных физического лица осуществляется с согласия на обработку его персональных данных согласно приложению 1 к настоящему Положению.

3.3. Обработка специальной категории персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством Российской Федерации.

3.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

3.5. При изменении персональных данных работник уведомляет работодателя о таких изменениях в срок, не превышающий 3 дней.

3.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

3.7. Лицо, поступающее на работу в Учреждение, заполняет анкету по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

Анкета заполняется лицом, поступающим на работу в Учреждение, самостоятельно. При заполнении анкеты лицо, поступающее на работу в Учреждение, должно заполнить все ее графы, на все вопросы дать полные ответы в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков.

В заполненную анкету вклеивается фотография лица, поступающего на работу в Учреждение.

3.8. В Учреждении на каждого работника в день приема на работу формируется и ведется на протяжении всей его трудовой деятельности личное дело.

Личное дело работника формируется после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу в Учреждение.

Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

На обложке личного дела указываются фамилия, имя, отчество работника, на которого заведено личное дело, дата начала дела и срок хранения. При закрытии личного дела (при увольнении работника) на его обложке должна быть проставлена дата окончания дела и количество листов в нем.

В личное дело подшиваются документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, а также при необходимости различные информационно-справочные документы работника.

4. Передача персональных данных работников

4.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и получение согласия работника невозможно, а также в случаях, установленных федеральным законом.

4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Учреждения в соответствии с настоящим Положением.

4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

4.1.7. Передавать персональные данные работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

4.2. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.

4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

  • наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

  • цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

  • предполагаемые пользователи персональных данных;

  • установленные федеральными законами права субъекта персональных данных.

5. Доступ к персональным данным работников

5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

- директор Учреждения;

  • первый заместитель директора Учреждения;

  • заместитель директора Учреждения;

  • главный бухгалтер;

  • сотрудники юридического отдела Учреждения;

  • руководители структурных подразделений Учреждения по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников возглавляемого структурного подразделения);

  • другие работники Учреждения, которым в силу выполнения своих трудовых обязанностей необходим доступ к персональным данным.

5.2. Работники Учреждения, выполнение должностных обязанностей которых непосредственно связаны с обработкой персональных данных, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных согласно приложению 3 к настоящему Положению.

5.3. Работник Учреждения имеет право:

5.3.1 Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

5.3.2. Требовать от работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неточных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для работодателя персональных данных.

5.3.3. Получать от работодателя:

  • сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

  • обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

  • сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

  • сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

5.3.4. Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

5.3.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

Лица, виновные в нарушении положений законодательства Российской Федерации в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.